Arbeidsfordeling

Ikke ta på deg for mye – unngå utbrenthet

Når man sitter i styret i en kunstforening, kan det være fristende å påta seg mange oppgaver for å sikre at alt blir gjort. Det er imidlertid viktig å være bevisst på hvor mye tid og energi man kan bruke uten å bli overbelastet. Overarbeid og utbrenthet er en reell risiko, spesielt i organisasjoner som drives på frivillig basis. Det er derfor avgjørende å være realistisk i forhold til egne kapasitet og sette tydelige grenser for hvor mange oppgaver man kan håndtere.

Som styreleder og styrmelem er det viktig å:

• Delegere oppgaver: Ikke nøl med å be andre om hjelp. Styret fungerer best når oppgavene er fordelt på flere skuldre, og ikke bare ligger hos én person.

• Prioritere arbeidsoppgaver: Fokuser på de viktigste oppgavene først. Hva er mest kritisk for foreningens drift? Dette kan være økonomistyring, planlegging av arrangementer eller kommunikasjon med medlemmene.

• Sørge for tydelig kommunikasjon: Vær klar over hva du kan bidra med, og informer de andre styremedlemmene om dine forventninger og tilgjengelighet. Da unngår du at oppgaver hoper seg opp, og at viktige gjøremål blir glemt.

Å involvere medlemmene

Medlemmene i kunstforeningen er en verdifull ressurs. Ved å invitere dem til å ta del i ulike oppgaver og aktiviteter, kan du både spre arbeidsmengden og skape en følelse av eierskap og engasjement blant medlemmene. Medlemmenes deltakelse kan også bidra til økt kreativitet og flere innspill til prosjektene foreningen jobber med.

Hvordan involvere medlemmene på:

• Frivillig arbeid: Gi medlemmene muligheten til å melde seg frivillig til konkrete oppgaver som utstillingsvakt, billettsalg eller forberedelser til arrangementer. Ved å definere tydelige oppgaver med begrenset tidsramme, blir det lettere for medlemmene å bidra uten at det føles som en stor forpliktelse.

• Arbeidsgrupper: Sett sammen arbeidsgrupper for spesifikke prosjekter som utstillinger, kunstnerkvelder eller markedsføring. Dette gir medlemmene mulighet til å bidra med sin kompetanse, samtidig som det letter arbeidsmengden for styret.

• Arrangere dugnader: Dugnader kan være en fin måte å få flere med i arbeidet på, samtidig som det skaper en følelse av fellesskap. Dette kan være alt fra å male gallerilokalet til å sette opp kunstutstillinger eller rydde opp etter arrangementer.

Klar arbeidsfordeling i styret

For å unngå overbelastning og sikre at alle vet hva de skal gjøre, er det viktig med en tydelig arbeidsfordeling i styret. Styret bør ha faste ansvarsområder, slik at hvert styremedlem vet hvilke oppgaver som hører til deres verv. Dette skaper forutsigbarhet og bidrar til at ingen blir sittende med for mye ansvar alene. Et godt tips er å utarbeide klare arbeidsbeskrivelser som følger vervene.

En god arbeidsfordeling kan se slik ut:

• Leder: Koordinerer styrets arbeid, leder møter, og er ansvarlig for kommunikasjon med medlemmer og samarbeidspartnere.

• Nestleder: Støtter lederen og tar over ved behov. Har ofte spesifikke oppgaver knyttet til prosjekter eller oppfølging av saker.

• Økonomiansvarlig: Holder oversikt over foreningens økonomi, sørger for at regnskapet føres, og rapporterer til styret om foreningens økonomiske situasjon.

• Styremedlemmer: Får tildelt spesifikke oppgaver som prosjektledelse, medlemskontakt, utstillingsansvar eller annet, basert på interesse og kompetanse.

Følg opp frivillige og medlemmers innsats

Når medlemmene bidrar som frivillige, er det viktig å følge opp innsatsen deres. Takk dem for hjelpen, og gi dem mulighet til å dele sine erfaringer. Å anerkjenne frivilliges arbeid skaper motivasjon og gjør det mer sannsynlig at de vil bidra igjen.