Skip to content
Norske Kunstforeninger

Overføring av ansvar og kunnskap til det nye styret

Når et styre avslutter en styreperiode, er en nøkkeloppgave å sikre en smidig overføring av kunnskap, passord og rutiner Al det kommende styret. Denne planleggingsprosessen er avgjørende for å gi det nye styret et solid grunnlag for å ta over stafettpinnen. Dette bør gjøres årlig uansett hvor store eller små endringer det er i styret. En slik gjennomgang sikrer også at informasjonen gjennomgås, sikres og er kjent for hele styret.

Det er essensielt at det avtroppende styret legger en strukturert plan for overføringen av kunnskap. Dette sikrer at det nye styret og dets medlemmer blir effektivt orientert om rutiner, oppgaver, pågående prosjekter, samt nødvendig informasjon som passord og kontaktdetaljer.

Viktige elementer for kunnskapsoverføring

1.  Søknader og kontaktdetaljer
-  Angi hvilke prosjekter eller støtteordninger som det er søkt på, og hvor søknadene  er arkivert
-  Oppgi kontaktpersoner og relevante ressurser.
-  Spesifiser kontaktinformasjon for relevante instanser, som kommunen, journalister, og andre viktige støttespillere for kunstforeningen.

2.  Dokumentlagring og tilgang
-  Gjennomgå lagringsstedene for viktige dokumenter og sikre at informasjonen er tilgjengelig.
-  Angi hvem som har tilgang og vær nøye med å fjerne tilgang for personer som ikke lenger skal ha det.

3.  Nettside og sosiale medier
-  Gjennomgå funksjonene på nettsiden og sosiale medieplattformer.
-  Oppgi hvem som har ansvar for passord og når disse sist ble endret.
-  Klargjør hvilke personer som skal ha tilgang Al disse plattformene.

Andre tips for effektiv styreoverføring

4.  Historisk gjennomgang
-  Gjennomgå tidligere utfordringer, løsninger og suksesser. Dette gir det nye styret innsikt i organisasjonens utvikling og kan hjelpe dem med å unngå tidligere feil.

5.  Møte- og arbeidskultur
-  Beskriv den etablerte møte- og arbeidskulturen. Hvilke forventninger har blitt satt, og hvordan har samarbeidet vært i praksis? Dette gir det nye styret innsikt i organisasjonens dynamikk.

6.  Nøkkelrelasjoner
-  Identifiser nøkkelrelasjoner både internt og eksternt. Dette kan inkludere samarbeidspartnere, sponsorer og viktige støttespillere. Gi det nye styret en forståelse av hvordan disse relasjonene er bygget opp og vedlikeholdt.

7.  Evaluering av styreperioden
-  Oppsummer erfaringene fra den avtroppende styreperioden. Hva har fungert godt, og hva kan forbedres? De;e gir det nye styret verdifulle perspektiver når de tar over styringen.

8.  Opplæringsressurser
-  Lag en oversikt over tilgjengelige opplæringsressurser, enten det er interne dokumenter, opplæringsmateriell eller eksterne kurs. Dette gir det nye styret verktøyene de trenger for å komme raskt opp Al hastighet.

9.  Kontinuitetsplanlegging
-  Utvikle en kontinuitetsplan for uforutsette hendelser som kan påvirke organisasjonens drift. Dette sikrer at det nye styret er forberedt på å håndtere uventede utordringer.

10.  Åpen kommunikasjon
-  Oppfordre til åpen kommunikasjon mellom det avtroppende og det nye styret. Skap en atmosfære hvor spørsmål og diskusjoner oppmuntres.

Til slutt, husk at overføringen av ansvar også inkluderer den menneskelige siden av organisasjonen. Et velkomstmøte eller en uformell samling for å dele erfaringer kan styrke båndene og skape et positivt klima for det nye styrets inntreden.