Styremøtet

Styremøter er en viktig del av driften i en kunstforening. Gode styremøter er godt planlagt, har en klar agenda og en god struktur. Det vil gjøre det lettere for styremedlemmene å forberede seg, og møtene blir mer effektive og givende.

Før møtet

Forberedelser er nøkkelen til et godt styremøte. Styrets leder eller en annen ansvarlig sender ut møteinnkalling i god tid, sammen med en dagsorden (agenda). Dagsorden bør inkludere alle saker som skal tas opp, og den kan inneholde punkter som rapporter, økonomi, planlagte aktiviteter, prosjekter og saker til diskusjon. Styremedlemmene bør sette seg godt inn i sakspapirene før møtet, slik at de kan bidra til diskusjonene og beslutningene.

Under møtet

Selve møtet ledes av styrets leder, som sørger for at dagsorden følges og at diskusjonene holdes innenfor sakens rammer. Det er viktig at alle får anledning til å uttale seg, men at møtet ikke sklir ut i lange debatter. Styremedlemmene har ansvar for å bidra konstruktivt og holde fokus på foreningens beste.

En typisk styremøteagenda kan se slik ut:

1. Godkjenning av innkalling og dagsorden: Styret godkjenner møtets innkalling og den foreslåtte dagsorden. Eventuelle endringer kan foreslås her.

2. Godkjenning av protokoll fra forrige møte: Protokollen (referatet) fra forrige styremøte gjennomgås og godkjennes.

3. Økonomirapport: Kassereren gir en oppdatering om foreningens økonomi, inkludert kontantbeholdning, utgifter og inntekter.

4. Rapportering fra arbeidsgrupper: Hvis det finnes arbeidsgrupper eller komiteer som har ansvar for ulike prosjekter, rapporterer de om fremgangen.

5. Saker til diskusjon: Her diskuterer styret saker som krever beslutninger, som kommende utstillinger, arrangementer, budsjettendringer eller strategiske mål.

6. Eventuelt: Et åpent punkt hvor mindre saker som ikke sto på dagsorden kan tas opp, men som ikke krever beslutning i dette møtet.

7. Neste møte: Avslutningsvis avtales dato og tid for neste styremøte.

Etter møtet

Etter møtet er det viktig et referat fra møtet skrives og sendes til alle styremedlemmer så raskt som mulig. Dette referatet skal inneholde vedtakene som ble fattet, hvem som er ansvarlig for oppfølging av ulike saker, og eventuelle frister.

Tips for vellykkede styremøter

• Vær punktlig: Møter bør starte og avsluttes til avtalt tid for å respektere medlemmenes tid.

• Fokuser på det viktige: Hold diskusjonene målrettet og unngå avsporinger.

• Sørg for å følge opp vedtakene: Det er viktig at de beslutningene som tas blir fulgt opp, og at alle i styret er klar over sitt ansvar.