Spørsmål og svar om felles medlemssystem

Hva menes med felles medlemssystem?
Et felles medlemssystem innebærer at alle kunstforeningene tar i bruk ett og samme system for registrering av medlemmer, utsendelse av faktura o.l, for eksempel Styreweb, som administreres av Norske Kunstforeninger. Hver kunstforening vil fortsatt håndtere sine egne medlemmer på samme måte som tidligere, men nå i et felles system.

Skal Norske Kunstforeninger ha tilgang til kunstforeningenes medlemmer og intern informasjon?
Nei. Det vil ligge klare begrensninger i hva Norske Kunstforeninger skal har tilgang til. Det er den enkelte kunstforening som har «eierskap» og ansvar for egne medlemmer.

Kommer HyperSys til å være det felles systemet?
- Nei. Norske Kunstforeninger har over tid vært i dialog med flere leverandører av medlemssystemer. Vi har også registrert at noen systemer brukes allerede i mange kunstforeninger. Det er naturlig å særlig vurdere systemer som er godt kjent av, og i bruk i mange kunstforeninger allerede.

Hvorfor skal vi ha et felles medlemssystem?

1. Barn-og ungdomssatsing
   For at Norske Kunstforeninger, kunstforeningene, kunstlagene og kunsthallene skal kunne søke midler til drift og aktiviteter for unge medlemmer, må alle under 26 år kunne telles og dokumenteres. Tilskuddsmyndighetene (Fordelingsutvalget/Bufdir og LNU) krever tilgang til dokumentasjonen for å kontrollere grunnlagstallene.
   

2. Sikkerhet og GDPR
   Mange kunstforeninger mangler i dag grunnleggende systemer for å ivareta personvern. Mangelfulle eller fravær av systemer for registrering og håndtering av medlemsinformasjon er risikabelt. Et felles medlemssystem sikrer at all medlemsinformasjon ivaretas på riktig måte.
   

3. Forenkling
   De aller fleste kunstforeninger har i dag to systemer. HyperSys hvor alle medlemmer er pliktige til å registrere og oppdatere styret samt kontaktinformasjon. I tillegg et system for registrering og håndtering av egne medlemmer. Et felles system vil forenkle dette fra to til ett system.
   

4. Forenkling 2
   Den årlige innhenting av informasjon på vegne av kulturdepartementet vil forenkles da mye informasjon kan leses av direkte i systemet. Mange kunstforeninger leverer ikke årsrapport, statistikk og lignende de er pliktige til, noe som medfører betydelig merarbeid og mangler i informasjonen Norske Kunstforeninger sender fra oss.
   

5. Felles goder
   Med et felles medlemssystem, og dermed muligheten for et felles medlemskort, vil det være mulig for Norske Kunstforeninger å jobbe for medlemsfordeler for alle medlemmer i en kunstforening.
   

6. Rekruttering
   Det har lenge vært behov for rekruttering til kunstforeningene. Å satse på barn- og unge er naturlig og betyr i praksis en satsing på hele familien. Et felles medlemsystem er en forutsetning for å satse på barn og unge. Et felles medlemssystem vil også kunne gjøre det enklere å melde seg inn, ha nasjonale vervekampanjer og felles medlemsfordeler.
   

7. Knytte kunstforeningsnettverket tettere sammen
   En god, felles plattform vil kunne bidra til å forenkle kommunikasjon og samarbeid mellom kunstforeninger.
   

Vil dette bety at kunstforeningene skal strømlinjeformes?
Nei, kunstforeningene skal ikke strømlinjeformes. Barne- og ungdomssatsingen må tilpasses lokale forhold, og Norske Kunstforeninger vil bistå med verktøy og forslag. Det er imidlertid kunstforeningene selv som styrer og utformer sin lokale satsing.

Kostnader
Barne- og ungdomssatsingen skal finansieres gjennom tilskuddsordninger som blir tilgjengelige dersom vi får på plass et felles medlemssystem. Disse ordningene skal dekke både drift og aktiviteter rettet mot målgruppen. Den viktigste tilskuddsordningen finnes hos LNU, blant annet gjennom Frifond Organisasjon.

Et felles medlemssystem vil innebære en kostnad, men det samme gjelder dagens system, HyperSys. Vi arbeider nå med å innhente priser fra ulike leverandører for å få en oversikt over kostnadene. I dag betaler de fleste kunstforeninger for to separate medlemssystemer. Med et felles system vil det kun være behov for én løsning, noe som kan forenkle administrasjonen og redusere utgiftene.

Har du spørsmål?
Send oss en e-post